Email ; Etika Penulisan Email dan Mailing List (Milis)

Etika Penulisan E-mail

Netiket atau nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e‑mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka berkomunikasi dengan e‑mail butuh tatacara tersendiri.


1) Perlakukan E‑mail secara pribadi


Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok, grup, atau mailing‑list. E‑mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.


2) Jangan gunakan huruf kapital


Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e­mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.


3) Jangan gunakan CC


Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misaInya di mailing­ list), jangan cantumkan nama‑nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e‑mail Anda akan bisa melihat alamat‑alamat e‑mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e‑mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e‑mailnya sendiri.


4) Jangan membicarakan orang lain


Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-­kejelekannya. Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail memiliki fasilitas bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.


5) Jangan terlalu banyak mengutip


Berhati‑hatilah dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar program maller biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, tetapi juga pada pihak pengirim. Selain itu, jika kutipan itu Anda kirimkan untuk orang lain (misalnya isi email dari A Anda kirimkan untuk B) maka sebaiknya Anda menyertakan sumber, terutama jika e-mail tersebut berisi gagasan­gagasan penting. Mengutip gagasan tanpa menyertakan sumber akan membuat Anda dicap sebagai plagiat.


6) Jawablah secara masuk akal.


Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban, atau menjawab pesan e-mail yang panjang lebar dalam satu kata : “Good”


7) Jangan gunakan format HTML

Jika anda mengirim sebuah pesan penting kerekan anda, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program e-mail rekan anda bisa memmahami kode HTML. Jika tidak, pesan anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

Sumber : http://belajarramerame.blogspot.co.id/2008/08/etika-penulisan-email_8040.html

Mailing List

Mailing list adalah sebuah fasilitas dimana kita dapat mengirimkan satu subject e-mail ke satu alamat
e-mail dimana akan didistribusikan secara otomatis ke beberapa alamat e-mail yang terdaftar sebagai
anggota dalam mailing list tersebut. Fasilitas ini biasa digunakan dalam kelompok diskusi atau satu
tim kerja yang saling terkait.
Ada 2 macam mailing list :
1. Mailing list bebas (Unmoderated Mailing list); dimana e-mail yang dikirim oleh seorang anggota
  langsung didistribusikan kesemua anggota. 
2. Moderated Mailing list; e-mail yang dikirim akan diperiksa terlebih dahulu oleh seorang moderator
  untuk kemudian dikirim ke seluruh anggota. Moderator tidak harus seorang administrator atau
  koordinator. 

Untuk menjadi anggota dalam suatu mailing list, biasanya kita cukup mengirimkan e-mail dengan
menuliskan di subject dan body mail kata SUBSCRIBE kesuatu e-mail address dari mailing list
tersebut sedangkan untuk mengundurkan diri dari keanggotaan tersebut cukup mengirimkan e-mail
dengan subject dan menuliskan di body mail kata UNSUBSCRIBE.
 
Sumber : http://handel.pacific.net.id/TS/indonesia/html/email/email8.html